Coaching · Supervisie · Organisatiebegeleiding
Utrecht en online
Organisatiebegeleiding op locatie, vanuit Utrecht
Organisatiebegeleiding voor directie en managementteam
Wanneer hetzelfde gedoe blijft terugkomen
In organisaties blijven sommige patronen terugkeren, ook nadat er gesprekken zijn gevoerd, afspraken zijn gemaakt of een team is begeleid.
Besluiten worden genomen en later toch weer opengebroken. Verantwoordelijkheid is formeel duidelijk, maar komt uiteindelijk steeds bij dezelfde mensen terecht. Informatie bereikt de leiding laat of in afgezwakte vorm. Een conflict lijkt opgelost en duikt een paar maanden later op een andere plek weer op.
Meer praten over het patroon is dan niet genoeg. Ik begin daarom ook niet automatisch bij het team. Eerst onderzoek ik met de leiding wat er in de aansturing gebeurt en wat in de inrichting van het werk het patroon in stand houdt.
De leiding is niet automatisch de oorzaak van wat er in een organisatie gebeurt. Medewerkers brengen hun eigen geschiedenis, kwaliteiten en patronen mee.
De positie van de leiding heeft wel een bijzondere invloed. Leiders bepalen wat aandacht krijgt, waar besluiten vallen, hoe grenzen worden gesteld en wat er gebeurt wanneer iemand slecht nieuws brengt, tegenspreekt of verantwoordelijkheid neemt. Een team stemt zich daarop af.
We onderzoeken daarom eerst wat er onder druk in de aansturing gebeurt; daar ligt het eerste verandervermogen.
Mensen kunnen verantwoordelijkheid pas nemen wanneer duidelijk is waarvoor zij verantwoordelijk zijn en welk resultaat van hen wordt verwacht. Daar moet voldoende handelingsruimte tegenover staan.
Wie verantwoordelijkheid draagt, heeft ook passend mandaat nodig, toegang tot de juiste informatie en de vaardigheden om het werk uit te voeren. Zijn die vaardigheden nog in ontwikkeling, dan hoort daar ondersteuning bij.
Wanneer die ordening ontbreekt, passen mensen zich daaraan aan. Ze wachten, dekken zich in, schuiven het vraagstuk omhoog of nemen juist beslissingen waarvoor zij geen mandaat hebben. Dat lijkt al snel op gedoe tussen mensen, terwijl de inrichting dit gedrag mede oproept.
Daarom onderzoeken we of richting, verantwoordelijkheid en handelingsruimte met elkaar kloppen en hoe resultaten worden besproken en bijgestuurd. Zo kunnen mensen echt doen wat van hen wordt gevraagd en bijsturen wanneer dat nodig is.
Ik begeleid geen losstaande teamsessies.
Een bijeenkomst met een team, MT of directie kan wel onderdeel zijn van de begeleiding. We werken dan niet in algemene termen aan de samenwerking, maar met concrete situaties en vraagstukken uit het dagelijkse werk.
De leiding blijft daarbij in positie. Wat in de gesprekken met de leiding zichtbaar is geworden, wordt verbonden met wat er in vergaderingen, besluiten en onderlinge reacties werkelijk gebeurt.
Zo blijft leren over patronen gekoppeld aan de uitvoering.
Ik werk vanuit Inner Bedrock, de methode die ik ontwikkelde om Volwassen stuurkracht te trainen en hardnekkige patronen op te voeden.
Een patroon was ooit een succesvolle manier om spanning te hanteren, schade te voorkomen en werk gedaan te krijgen. We onderzoeken eerst welke functie het huidige patroon nog vervult en waarom het juist in deze situaties blijft terugkeren.
Daarna kijken we wat er nodig is om iets anders te kunnen doen. Volwassen stuurkracht is het vermogen om waar te nemen wat er gebeurt, te bepalen wat de situatie vraagt en daarnaar te handelen. Voeden en structureren zijn de twee functies die daarbij nodig zijn.
Voeden is aanwezig zijn en blijven: ontvangen wat er werkelijk speelt, zonder het weg te drukken, persoonlijk te maken of over te nemen. Structureren is actiegericht: ordenen, kiezen, begrenzen en verantwoordelijkheden zo neerzetten dat mensen ook kunnen handelen.
Beide functies kunnen vervormen: Wat positief lijkt, kan een perverse uitwerking hebben. En omgekeerd kan dat wat aanvankelijk onwenselijk lijkt, juist constructief uitwerken. Dit vraagt ordening en aanscherping en daarna herhaling.
De leiding houdt de nieuwe manier van werken vast totdat die ook zonder voortdurende extra aandacht standhoudt.
Hoe ik werk
De begeleiding begint met gesprekken met de bestuurder, directeur, leidinggevende of het leidersduo.
Aan de hand van concrete casussen brengen we het patroon in beeld. Ik geef veel theoretische uitleg over wat er volgens mij gebeurt, waarom het patroon blijft terugkeren en waar mogelijkheden liggen om anders te handelen.
We kijken daarbij naar alles waarop de leiding invloed kan uitoefenen: het eigen handelen, de reactie op medewerkers en de inrichting van het werk.
De begeleiding kan worden uitgebreid met spiegelsessies 'on the job'. Leren over patronen moet wat mij betreft altijd verbonden blijven met het daadwerkelijk uitvoeren van het werk. Anders ontstaat al snel 'praten over praten'. Verandering wordt pas echt wanneer mensen in een moment iets anders doen.
Bespreek je organisatievraag
In een eerste telefonische afstemming bespreken we wat er speelt, wie er betrokken zijn en waar het mandaat voor verandering ligt.
Wanneer mijn manier van werken bij het vraagstuk lijkt te passen, volgt een verkennend gesprek met de opdrachtgever en de leiding die het traject moet kunnen dragen. Daarna maak ik een voorstel voor de inhoud en opbouw van de begeleiding.
De begeleiding vindt grotendeels plaats op locatie.
Gaat je vraag uitsluitend over je eigen functioneren en positie als leider? Dan past executive coaching waarschijnlijk beter.